Decisione con cui il Mediatore europeo adotta le disposizioni di esecuzione (1)

Articolo 1
Definizioni

Ai sensi delle presenti disposizioni di esecuzione,

a)   per "istituzione interessata" si intende l'istituzione o l'organo comunitario che è oggetto di una denuncia o di un'indagine di iniziativa del Mediatore stesso;

b)   per "Statuto" si intendono lo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore.

 

Articolo 2
Ricevimento delle denunce

2.1.   Le denunce sono classificate, registrate e numerate al momento del ricevimento.

2.2.   Al denunciante viene inviato un riscontro scritto recante il numero di registrazione della denuncia e il nominativo del giurista che se ne occupa.

2.3.   Una petizione trasmessa al Mediatore dal Parlamento europeo è trattata come una denuncia, previo consenso del firmatario.

2.4.   Ove opportuno e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire al Parlamento europeo una denuncia perché la tratti come una petizione.

2.5.   Ove opportuno e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire una denuncia ad un'altra autorità competente.

Articolo 3
Ricevibilità delle denunce

3.1.   Il Mediatore valuta se una denuncia rientri nel suo mandato e, in caso affermativo, se sia ricevibile sulla base dei criteri definiti nel trattato e nello Statuto; egli può chiedere al denunciante di fornire ulteriori informazioni o documenti prima di prendere una decisione.

3.2.   Qualora una denuncia esuli dal suo mandato o sia irricevibile, il Mediatore archivia il relativo fascicolo. Egli informa il denunciante della sua decisione rendendone noti i motivi. Il Mediatore può consigliare al denunciante di rivolgersi ad un'altra autorità.

Articolo 4
Indagini in relazione a denunce ricevibili

4.1.   Il Mediatore decide se vi siano motivi sufficienti a giustificare l'avvio di indagini in relazione ad una denuncia ricevibile.

4.2.   Se ritiene che non vi siano sufficienti motivi per un'indagine, il Mediatore archivia il fascicolo relativo alla denuncia e ne informa il denunciante.

4.3.   Se ritiene che vi siano motivi sufficienti a giustificare l'avvio di indagini, il Mediatore ne informa il denunciante e l'istituzione interessata. Egli trasmette a quest'ultima copia della denuncia invitandola a formulare un parere entro un determinato periodo di tempo che di norma non supera i tre mesi. L'invito all'istituzione interessata può specificare aspetti particolari della denuncia, o questioni specifiche che dovrebbero essere affrontate nel parere.

4.4.   Il Mediatore invia il parere dell'istituzione interessata al denunciante. Il denunciante ha facoltà di sottoporre le sue osservazioni al Mediatore entro un determinato periodo di tempo che di norma non supera un mese.

4.5.   Dopo aver esaminato il parere e le eventuali osservazioni formulate su di esso dal denunciante, il Mediatore può decidere di chiudere il caso con una decisione motivata o di continuare le indagini. Egli ne informa sia il denunciante che l'istituzione interessata.

Articolo 5
Poteri di indagine

5.1.   Con riserva delle condizioni stabilite dallo Statuto, il Mediatore può chiedere alle istituzioni e agli organi comunitari, nonché alle autorità degli Stati membri di fornirgli, in tempi ragionevoli, informazioni o documenti ai fini dell'indagine.

5.2.   Il Mediatore può esaminare il fascicolo dell'istituzione comunitaria interessata al fine di verificare l'accuratezza e la completezza delle sue risposte. Il Mediatore può copiare l'intero fascicolo o documenti specifici in esso contenuti. Il Mediatore informa il denunciante di aver effettuato un esame.

5.3.   Il Mediatore può chiedere a funzionari o ad altri agenti di istituzioni od organi comunitari di testimoniare, in conformità delle disposizioni dello Statuto.

5.4.   Il Mediatore può chiedere alle istituzioni e agli organi comunitari di prendere disposizioni per consentirgli di svolgere le sue indagini in loco.

5.5.   Il Mediatore può commissionare studi o relazioni di esperti qualora li consideri necessari al buon esito di un'indagine.

Articolo 6
Conciliazioni amichevoli

6.1.   Se ritiene che sussista un caso di cattiva amministrazione, il Mediatore ricerca, per quanto possibile cooperando con l'istituzione interessata, una conciliazione amichevole atta ad eliminare tale caso di cattiva amministrazione e a soddisfare il denunciante.

6.2.   Se ritiene che la cooperazione abbia avuto esito positivo, il Mediatore può decidere di chiudere il caso con una decisione motivata. Egli informa sia il denunciante che l'istituzione interessata della propria decisione.

6.3.   Se ritiene che una conciliazione amichevole non sia possibile o che la ricerca di quest'ultima non abbia avuto esito positivo, egli chiude il caso con una decisione motivata che può comprendere una valutazione critica oppure elabora una relazione corredata di progetti di raccomandazione.

Articolo 7
Valutazioni critiche

7.1.   Il Mediatore formula una valutazione critica se ritiene:

a)   che non sia più possibile per l'istituzione interessata eliminare il caso di cattiva amministrazione e

b)   che il caso di cattiva amministrazione non abbia implicazioni generali.

 

7.2.   Quando il Mediatore chiude il caso con una valutazione critica ne informa il denunciante.

Articolo 8
Relazioni e raccomandazioni

8.1.   Il Mediatore elabora una relazione corredata di progetti di raccomandazione all'istituzione interessata se ritiene

a)   che sia possibile per l'istituzione interessata eliminare il caso di cattiva amministrazione ovvero

b)   che il caso di cattiva amministrazione abbia implicazioni generali.

 

8.2.   Il Mediatore invia una copia della sua relazione e dei progetti di raccomandazione all'istituzione interessata e al denunciante.

8.3.   L'istituzione interessata trasmette entro tre mesi un parere circostanziato al Mediatore. Il parere circostanziato può essere costituito dall'accettazione della decisione del Mediatore e da una descrizione delle misure adottate per attuare i progetti di raccomandazione.

8.4.   Qualora il Mediatore ritenga che il parere circostanziato non sia soddisfacente può elaborare una relazione speciale, destinata al Parlamento europeo, sul caso di cattiva amministrazione. La relazione può contenere raccomandazioni. Il Mediatore invia copia della relazione all'istituzione interessata e al denunciante.

Articolo 9
Indagini di propria iniziativa

9.1.   Il Mediatore può decidere di avviare indagini di propria iniziativa.

9.2.   I poteri di indagine di cui il Mediatore è investito quando svolge un'indagine di propria iniziativa coincidono con quelli di cui dispone in occasione di indagini avviate in base ad una denuncia.

9.3.   Le procedure seguite nelle indagini avviate in base ad una denuncia sono applicate, per analogia, anche alle indagini di propria iniziativa.

Articolo 10
Aspetti procedurali

10.1.   Se il denunciante lo richiede, il Mediatore classifica la denuncia come riservata. Qualora ritenga necessario tutelare gli interessi del denunciante o di terzi, egli può altresì decidere di propria iniziativa di classificare una denuncia come riservata.

10.2.   Qualora lo ritenga opportuno, il Mediatore può provvedere a garantire che una denuncia sia trattata in via prioritaria.

10.3.   Se sono avviate procedure giudiziarie sui fatti che costituiscono oggetto di indagine da parte del Mediatore, quest'ultimo chiude il caso. Il risultato delle indagini che ha effettuato fino a quel momento è archiviato senza ulteriore seguito.

10.4.   Qualora, nell'ambito di un'indagine, venga a conoscenza di fatti aventi un'incidenza penale, il Mediatore ne informa le autorità nazionali competenti e, se del caso, l'istituzione o l'organo comunitario interessato. Egli può altresì informare l'istituzione o l'organo comunitario interessato di fatti che, a suo avviso, possono giustificare provvedimenti disciplinari.

Articolo 11
Relazioni destinate al Parlamento europeo

11.1.   Il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione annuale sulla sua attività in generale, che include i risultati delle sue indagini.

11.2.   Oltre alle relazioni speciali a norma del precedente articolo 8.4, il Mediatore può presentare al Parlamento europeo le altre relazioni speciali che ritiene opportune ai fini dell'assolvimento dei propri compiti conformemente ai trattati e allo statuto.

11.3.   La relazione annuale e le relazioni speciali del Mediatore possono includere le raccomandazioni che egli ritiene opportune ai fini dell'assolvimento dei propri compiti conformemente ai trattati e allo statuto.

Articolo 12
Cooperazione con difensori civici e organi corrispondenti degli Stati membri

Il Mediatore può operare congiuntamente a difensori civici e ad organi corrispondenti degli Stati membri, allo scopo di rendere più efficaci le proprie indagini e quelle svolte da difensori civici e da organi corrispondenti degli Stati membri nonché di rendere più efficaci le disposizioni di tutela dei diritti e degli interessi dei cittadini a norma del diritto dell'Unione europea e della Comunità europea.

Articolo 13
Diritto del denunciante di prendere visione del fascicolo

13.1.   Il denunciante ha il diritto di prendere visione del fascicolo del Mediatore concernente la sua denuncia, conformemente all’articolo 13.3.

13.2.   Il denunciante può esercitare il diritto di prendere visione del fascicolo in loco. Può chiedere al Mediatore di fornirgli una copia dell'intero fascicolo o di documenti specifici in esso contenuti.

13.3.   Nel caso in cui il Mediatore esamini il fascicolo dell'istituzione interessata o ascolti la deposizione di un testimone a norma dei precedenti articoli 5.2 e 5.3, il denunciante non ha accesso ai documenti confidenziali o alle informazioni confidenziali ottenuti a seguito dell'esame o dell'escussione.

Articolo 14
Accesso pubblico a documenti custoditi dal Mediatore

14.1.   Il pubblico ha accesso ai documenti non pubblicati custoditi dal Mediatore alle stesse condizioni ed entro gli stessi limiti definiti dal regolamento (CE) n. 1049/2001⁽²⁾ per l'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione e all’articolo 14.2 in appresso.

14.2.   Nel caso in cui il Mediatore esamini il fascicolo dell'istituzione interessata o ascolti la deposizione di un testimone conformemente ai precedenti articoli 5.2 e 5.3, il pubblico non ha accesso ai documenti confidenziali o alle informazioni riservate ottenute a seguito dell'esame o dell'escussione.

14.3.   Le richieste di accesso ai documenti vengono fatte per iscritto (lettera, fax o e-mail) e in modo sufficientemente preciso da garantire che il documento venga individuato.

14.4.   Le richieste di accesso ai seguenti documenti vengono concesse automaticamente salvo che in relazione a denunce classificate come riservate ai sensi del precedente articolo 10.1:

a)   il registro generale delle denunce;

b)   le denunce e i relativi documenti allegati dal denunciante;

c)   i pareri e i pareri circostanziati delle istituzioni interessate e eventuali osservazioni formulate al riguardo dal denunciante;

d)   le decisioni del Mediatore di chiudere il caso;

e)   relazioni e progetti di raccomandazione a norma del precedente articolo 8.4.

 

14.5.   L'accesso è consentito in loco o fornendo una copia. Il Mediatore può imporre costi ragionevoli per la fornitura di copie. Il metodo di calcolo di tale importo è precisato.

14.6.   L'accesso ai documenti menzionati all’articolo 14.4 viene consentito rapidamente. Le decisioni in merito ad una richiesta di accesso pubblico ad altri documenti sono prese entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione.

14.7.   Nei casi in cui una richiesta di accesso a un documento sia rifiutata globalmente o in parte vengono precisati i motivi del rifiuto.

Articolo 15
Lingue

15.1.   Una denuncia può essere presentata al Mediatore in una qualsiasi delle lingue del Trattato. Il Mediatore non è tenuto a esaminare denunce presentate in altre lingue.

15.2.   La lingua procedurale del Mediatore è una delle lingue del Trattato; in caso di denuncia, la lingua ufficiale in cui questa è redatta.

15.3.   Il Mediatore decide quali documenti devono essere redatti nella lingua procedurale.

15.4.   La lingua utilizzata nella corrispondenza con le autorità degli Stati membri è la lingua ufficiale dello Stato interessato.

15.5.   La relazione annuale e le relazioni speciali, come pure, se possibile, gli altri documenti del Mediatore sono pubblicati in tutte le lingue ufficiali.

Articolo 16
Pubblicazione di relazioni

16.1.   Il Mediatore europeo pubblica nella Gazzetta ufficiale annunci concernenti l'adozione delle relazioni annuali e speciali, rendendo noti gli strumenti mediante i quali gli interessati possono avere accesso al testo completo dei documenti.

16.2.   Qualsiasi relazione o sintesi delle decisioni del Mediatore concernenti denunce riservate è pubblicata in una forma che non consenta di individuare il denunciante.

Articolo 17
Entrata in vigore

17.1.   Le disposizioni di esecuzione adottate il 16 ottobre 1997 sono abrogate.

17.2.   La presente decisione entra in vigore il 1 gennaio 2003.

17.3.   Il Presidente del Parlamento europeo è informato dell'adozione della presente decisione. L'annuncio viene altresì pubblicato nella Gazzetta ufficiale.

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(1)	Approvata l'8 luglio 2002 e modificata con decisione del Mediatore europeo del 5 aprile 2004.
(2)	Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).